Pertumbuhan Bisnis dan Tantangan Pengelolaan Karyawan
Bertambahnya jumlah karyawan menjadi tanda bahwa bisnis sedang berkembang. Namun, di balik pertumbuhan tersebut, ada tantangan yang ikut membesar, terutama dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Bagi pelaku usaha mikro kecil dan menengah (UMKM) yang belum menggunakan aplikasi HRIS, masalah seperti pencatatan kehadiran, perhitungan gaji, hingga pengaturan tunjangan bisa menjadi beban berat.
Banyak pelaku usaha masih melakukannya secara manual dengan menggunakan spreadsheet atau catatan kertas. Padahal, digitalisasi telah menyentuh banyak aspek bisnis UMKM, mulai dari penjualan, pembayaran, hingga pengelolaan stok. Hanya saja, pengelolaan karyawan sering kali diabaikan.
Kesenjangan ini dilihat langsung oleh Chief Executive Officer (CEO) Stafbook Fransiskus Raymond. Ia mengatakan bahwa sebelum mendirikan Stafbook, ia pernah berkarier di salah satu startup unicorn di bidang ride hailing dan food delivery. Pekerjaan tersebut mempertemukannya dengan banyak merchant food and beverage (FnB) dan ritel yang sudah terbantu digitalisasi di sisi penjualan, tetapi belum menemukan solusi untuk mengelola karyawan.
“Waktu itu, saya tanya. Setelah digitalisasi penjualan, challenge-nya apa lagi? Nah, di situ ada keresahan di bidang kelola manusia atau kelola tim sumber daya manusia (SDM),” ujar Fransiskus dalam Podcast Tribun Corner.
Keresahan tersebut mendorong Fransiskus mendirikan Stafbook pada 2021 sebagai platform Human Resource Information System (HRIS). Stafbook kemudian terpilih masuk program akselerator Y Combinator di Silicon Valley pada 2022, menjadikannya salah satu startup HR tech Indonesia yang diakui secara global.
Prinsip Kesederhanaan dalam Desain Platform
Platform ini dirancang dengan mengutamakan kesederhanaan agar mudah digunakan oleh semua pihak, bukan hanya pengelola usaha, melainkan juga seluruh karyawan di lapangan.
“Simplicity itu jadi first requirement buat kami. Sebab, banyak pihak yang harus kami sentuh, dari karyawan, HR, leader, sampai owner,” jelas Fransiskus.
Dengan prinsip tersebut, Stafbook mampu menjangkau berbagai level pengguna. Tantangan berikutnya adalah memastikan platform ini juga cukup fleksibel karena setiap usaha memiliki kebijakan pengelolaan karyawan yang berbeda, terutama soal penggajian.
Fransiskus mencontohkan salah satu kliennya dari sektor FMCG dan ritel yang memiliki cabang tersebar di Jawa, Sumatera, dan Bali. Sistem penggajian di perusahaan itu cukup kompleks karena memperhitungkan banyak komponen, mulai dari allowance, data performa, kehadiran, hingga masa kerja karyawan.
Kondisi seperti ini menurutnya sulit ditangani secara manual dan kebanyakan sistem pun hanya mampu mengotomatisasi sebagian prosesnya.
“Kalau menghitung pakai manual, itu rumit banget. Justru area seperti inilah yang jadi spesialisasi kami,” kata Fransiskus.
Fitur Utama HRIS Stafbook untuk Mempermudah Absensi dan Penggajian UMKM
Berangkat dari kondisi tersebut, Stafbook menghadirkan sejumlah fitur utama yang dirancang untuk menyederhanakan proses pengelolaan karyawan sekaligus menjaga akurasi data.
Salah satu fitur yang paling mendasar adalah Attendance atau pencatatan kehadiran. Fitur ini menjadi level pertama dalam mengukur produktivitas kerja karena tanpa data kehadiran yang akurat, komponen lain seperti perhitungan lembur dan tunjangan akan sulit diolah secara tepat.
Dalam implementasinya, Stafbook menyediakan beberapa metode pencatatan kehadiran guna mengakomodasi beragam kondisi pengguna, termasuk fitur Live Attendance berbasis aplikasi dan kios absen berbasis tablet yang telah diimplementasikan di sektor pertanian hingga FnB.
Data kehadiran tersebut kemudian terhubung langsung dengan fitur kedua, yakni Payroll atau penggajian otomatis. Selain kehadiran, sistem ini juga terintegrasi dengan data lembur dan cuti.
Fransiskus menegaskan bahwa penggajian merupakan aspek yang krusial bagi semua pihak sehingga potensi kesalahan harus ditekan seminimal mungkin.
“Sistem ini berperan membantu mengurangi human error. Datanya diinput langsung dari user, mulai dari data absensi, cuti, lembur, dan lain-lain. Jadi, tidak semua ditumpuk di satu orang,” tutur Fransiskus.
Dengan sistem tersebut, proses yang sebelumnya dilakukan sepenuhnya secara manual kini dapat diotomatisasi hingga 80 sampai 90 persen melalui sistem HRIS Stafbook. Pengelola usaha hanya perlu melakukan pengecekan pada 10–20 persen sisanya.
Stafbook juga menyediakan fitur Payslip yang menampilkan rincian komponen gaji secara detail. Menurut Fransiskus, transparansi ini penting untuk menjaga kepercayaan karyawan terhadap perhitungan gaji yang mereka terima.
Adapun fitur ketiga yang kini cukup banyak digunakan adalah fasilitas tarik gaji lebih awal. Fitur ini hadir sebagai alternatif di tengah maraknya persoalan pinjaman online yang kerap merugikan pekerja.
Lantaran terintegrasi langsung dengan sistem, fasilitas ini memastikan bahwa setiap penerima merupakan karyawan aktif yang telah terverifikasi.
Adopsi Teknologi HR dan Masa Depan Pengelolaan SDM di Indonesia
Menatap ke depan, Fransiskus melihat adopsi kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) dalam pengelolaan SDM sebagai keniscayaan. Namun, menurutnya langkah pertama yang harus dilakukan pelaku usaha adalah mengadopsi software terlebih dahulu sebagai fondasi digitalisasi.
Ia memahami bahwa kepercayaan terhadap teknologi baru membutuhkan proses. Fransiskus menganalogikannya dengan adopsi internet dan media sosial yang awalnya juga diragukan, tetapi kini menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan sehari-hari.
“Game-nya berubah, lingkungannya berubah. Selama manusia selalu beradaptasi dengan kondisinya, saya yakin kita selalu bisa,” ujar Fransiskus.
Menurutnya, manfaat terbesar dari adopsi teknologi adalah efisiensi waktu. Ketika beban administratif berkurang, pengelola usaha memiliki lebih banyak ruang untuk mengenal dan memahami kebutuhan timnya.
Pemahaman yang lebih baik tersebut pada akhirnya berdampak langsung pada produktivitas dan pencapaian usaha secara keseluruhan.
Fransiskus juga menyampaikan pesan bagi para pelaku usaha dan pengelola SDM di Indonesia agar terus belajar dan terbuka terhadap teknologi baru.
“Carilah solusi yang memang memahami user-nya. Kalau mindset-nya benar-benar memahami customer, maka pengembangannya akan semakin mendekati harapan,” tutur Fransiskus.
Dengan fitur absensi, penggajian otomatis, payslip transparan, dan fasilitas tarik gaji lebih awal, Stafbook menjadi salah satu solusi HRIS yang dirancang khusus untuk kebutuhan UMKM dan bisnis berkembang di Indonesia.
